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sysro - Printmedia aller Art
Zingel 24
31134 Hildesheim
Registergericht: Amtsgericht Hildesheim
Registernummer:
Geschäftsführer: Amir Alimi
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Inhaltlich Verantwortlicher gemäß Telemediengesetz:
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Haftung für Inhalte
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Urheberrecht
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Datenschutz
Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies soweit möglich stets auf freiwilliger Basis. Die Nutzung der Angebote und Dienste ist, soweit möglich, stets ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten durch Dritte zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit ausdrücklich widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-Mails, vor.
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Datenschutzkonzept für Auftragsdatenverarbeitung
Verantwortliche Stelle:
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Präambel
sysro - Printmedia aller Art ist sowohl als Lettershop wie auch als datenverarbeitendes Unternehmen tätig. Aus beiden Tätigkeitsfeldern ergeben sich spezielle gesetzliche datenschutzrechtliche Verpflichtungen. Außerdem hat sich sysro - Printmedia aller Art insbesondere, über die Gesetze hinausgehende Verpflichtungen auferlegt, um seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, seinen Kunden und seinen Partnern/Lieferanten ein besonders hohes Maß an Datenschutz zu gewährleisten. Zu ersehen ist dieses im folgenden Datenschutzkonzept:
Datenschutzkonzept
1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung - Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit sysro - Printmedia aller Art fühlt sich dem Ziel verpflichtet, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Es werden personenbezogene Daten erhoben, um Mitarbeiter, Auftraggeber, Mittler, Lieferanten, Interessenten und Kunden in der EDV zu erfassen mit dem Ziel, die tägliche Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu gestalten. Interessentendaten werden erhoben, um potenzielle Kunden im gesetzlich zugelassenen Rahmen werblich anzusprechen. Erlangen wir Kenntnis von der Ungültigkeit von Datensätzen wird im Einzelfall entschieden, ob die Daten gelöscht werden, oder ob ein Kennzeichen gesetzt wird, dass den Datensatz als nicht mehr gültig charakterisiert.
Im Kundenauftrag erhobene, verarbeitete oder genutzte Daten werden in Absprache mit unseren Kunden nach dem gleichen Grundsatz behandelt. Überlassene Adressdaten werden ausschließlich zum Zwecke der Selektion der Adressdaten und zur auftragsgemäßen Durchführung der beauftragten Leistung verwendet.
2. Beauftragter für den Datenschutz
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt gemäß §4f Abs.1 Satz 1 vor: Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, haben einen Beauftragten für den Datenschutz schriftlich zu bestellen. Nicht-öffentliche Stellen sind hierzu spätestens innerhalb eines Monats nach Aufnahme ihrer Tätigkeit verpflichtet. Das Gleiche gilt, wenn personenbezogene Daten auf andere Weise erhoben, verarbeitet oder genutzt werden und damit in der Regel mindestens 20 Personen beschäftigt sind. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für die nichtöffentlichen Stellen, die in der Regel höchstens neun Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Soweit aufgrund der Struktur einer öffentlichen Stelle erforderlich, genügt die Bestellung eines Beauftragten für den Datenschutz für mehrere Bereiche. Soweit nicht-öffentliche Stellen automatisierte Verarbeitungen vornehmen, die einer Vorabkontrolle unterliegen, oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung automatisiert verarbeiten, haben sie unabhängig von der Anzahl der mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigten Personen einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen.
3. Technische und organisatorische Maßnahmen
Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, müssen technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um den Bestimmungen des BDSG zu entsprechen. sysro - Printmedia aller Art erfüllt diesen Anspruch durch folgende Maßnahmen:
a. Zutrittskontrolle
Die Zugänge zum Gebäude sind stets geschlossen und können von außen nur mit Transponder geöffnet werden, die sich nur im Besitz autorisierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befinden. Fremde können sich ausschließlich Zugang verschaffen, in dem sie sich bei der Empfangsdame anmelden. Es gibt keinen "Summer". Besucher müssen von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter persönlich abgeholt werden. Organisatorisch ist geregelt, dass Fremde sich im Gebäude niemals allein aufhalten oder bewegen dürfen.
b. Zugangskontrolle zu EDV-Systemen
Der Zugang von außen zu unseren EDV-Systemen ist durch eine wirksame Firewall geschützt. Sämtliche PC-Systeme sind passwortgeschützt. Passwörter müssen hohen Ansprüchen genügen und werden regelmäßig zwangsweise erneuert. Alte Passwörter können nicht wiederverwendet werden.
c. Zugriffskontrolle
Der Zugriff auf Netzwerkverzeichnisse, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden, ist auf die jeweiligen Personen beschränkt, die mit den Aufträgen beschäftigt sind, für die die Daten verwendet werden sollen. Insbesondere Produktionssysteme haben ausschließlich zu einem einzigen, für sie eingerichteten Netzwerkverzeichnis Zugang. Auf diesen Verzeichnissen werden Daten nur so lange gespeichert, wie sie für den unmittelbaren Produktionsprozess benötigt werden.
d. Weitergabekontrolle
Der Versand personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im gesetzlich vorgesehenen Rahmen. Nach Möglichkeit wird der Versand personenbezogener Daten über SSL-geschützte SFTP-Server abgewickelt, sysro - Printmedia aller Art zur Verfügung stellt. Wünscht der Kunde einen Versand per E-Mail wird dieser von Seiten sysro - Printmedia aller Art ausschließlich verschlüsselt erfolgen. Das erforderliche Passwort wird mittels eines anderen Mediums zum Empfänger übertragen.
e. Eingabekontrolle
Es wird in den Auftragsmappen dokumentiert, dass und von wem Adressdaten auf unseren Servern wohin gespeichert wurden. Veränderungen an Adressdaten (Dubletten entfernen, Adressen qualifizieren) werden durch das Abspeichern unterschiedlicher Fertigungsstufen dokumentiert.
f. Auftragskontrolle
Adressdaten werden nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet.
g. Verfügbarkeitskontrolle
Unsere EDV-Systeme sind durch RAID-Systeme vor Datenverlust geschützt. Tägliche Datensicherungen garantieren, dass bei Verlust der Funktionsfähigkeit von EDV-Systemen keine Daten verloren gehen. Für den Fall von Feuer oder anderen EDV-System schädigenden Ereignissen ist die Datensicherung auch außerhalb des Serverraumes gelagert.
h. Getrennte Verarbeitung personenbezogener Daten
Es ist durch die Trennung der Aufträge voneinander sowohl in getrennten Auftragsmappen als auch in voneinander getrennten Netzwerkverzeichnissen gewährleistet, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Adressdaten getrennt verarbeitet werden können.
i. Löschung personenbezogener Daten Dritter
Personenbezogene Daten Dritter (gelieferte Bestände, Bestände, die bei der Verarbeitung entstehen, Markierungen auf Beständen etc.) werden nach Vereinbarung mit dem Eigner der Daten, frühestens nach drei Wochen, spätestens drei Monate nach Beendigung des Auftrages, für die die Daten gespeichert wurden, physikalisch gelöscht. Wünscht der Kunde eine Speicherung der Daten über diesen Zeitpunkt hinaus, muss dies schriftlich angewiesen und von uns bestätigt werden.
4. Verhalten gegenüber Adresseignern
sysro - Printmedia aller Art hat die "Verpflichtungserklärung" des Deutschen Dialogmarketing Verbandes e.V. (DDV) unterschrieben. Diese Erklärung ist ebenfalls auf der Homepage des Verbandes veröffentlicht.
5. Verpflichtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen
Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in jährlichen Schulungen auf ihre Verpflichtungen zur Wahrung des Postgeheimnisses und des Datengeheimnisses hingewiesen und bezeugen dies durch ihre Unterschrift. Ihnen wird das Merkblatt "Postgeheimnis und Datenschutz" ausgehändigt. Außerdem wird Ihnen der wesentliche Inhalt der Vorschriften des BDSG erläutert. Sie bekommen zudem eine schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Regelungen übergeben.
6. Umgang mit Makulatur
Material, das personenbezogene Daten (Adressen) enthält, und das aus verschiedensten Gründen nicht einem Distributor (z.B. Deutsche Post AG, TNT Post o.a.) übergeben wurde, wird in verschlossenen Behältern gesammelt. Diese werden durch einem auf den Datenschutz verpflichteten Mitarbeiter wöchentlich bzw. nach Bedarf in einem, eigens dafür vorgesehenem, Schredder vernichtet. Dieses Material wird anschließend umweltgerecht wiederverwertet.
Verantwortlich für das Layout und die technische Umsetzung:
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